Privacy Policy - Partecipazione ad EIMA International 2026

Informativa ai sensi dell’Articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

FederUnacoma S.u.r.l., con sede legale in Via Aldo Moro, 64, Torre I, Bologna, in persona del proprio rappresentante legale pro tempore, è il titolare del trattamento dei Suoi Dati personali (il “Titolare” o “FederUnacoma”).

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare ha nominato un responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”), contattabile inviando una e-mail all’indirizzo: avvocatoandreabonoli@libero.it, oppure scrivendo a:
Responsabile della protezione dei dati personali – Data Protection Officer (DPO)
c/o FederUnacoma S.u.r.l.
Viale Aldo Moro, 64, Torre I, Bologna
40127 – Bologna (BO)

3. DEFINIZIONE DI DATI PERSONALI E INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO

Ai sensi del GDPR, per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (i "Dati Personali").

FederUnacoma tratterà i Dati Personali forniti nell'ambito della domanda di partecipazione ad EIMA INTERNATIONAL 2026 e della successiva gestione del rapporto con l'espositore.

Tali Dati potranno comprendere informazioni identificative e di contatto dei referenti dell'espositore, dati relativi all'impresa partecipante, nonché ogni altra informazione necessaria alla gestione della partecipazione all'Evento e all'erogazione dei servizi richiesti.

Il conferimento dei Dati è necessario per consentire la gestione della richiesta di partecipazione e dei servizi connessi all'Evento. Il mancato conferimento potrà comportare l'impossibilità di dare seguito alla richiesta.

4. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

a. Gestione della partecipazione all’Evento
I Suoi Dati personali saranno trattati da FederUnacoma per dare seguito alla Sua domanda di partecipazione ad EIMA INTERNATIONAL 2026 e per la gestione del relativo rapporto contrattuale, comprese tutte le attività organizzative, amministrative e operative connesse alla partecipazione all’Evento.

A titolo esemplificativo, i Dati potranno essere utilizzati per:

• la gestione delle iscrizioni e delle richieste di partecipazione;
• la pianificazione e l'erogazione dei servizi richiesti dall'espositore;
• la pubblicazione dei dati identificativi e professionali dell'espositore (quali denominazione sociale, indirizzo, recapiti professionali, sito web, marchi rappresentati e altre informazioni inerenti all'attività svolta) nei cataloghi ufficiali dell'Evento, nelle guide per i visitatori e nei relativi strumenti informativi cartacei e digitali;
• la promozione dell'Evento e dei relativi partecipanti attraverso i canali di comunicazione del Titolare.

La base giuridica del trattamento è l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR.

Il conferimento dei Dati è necessario per la gestione della partecipazione all'Evento. Il mancato conferimento potrà comportare l'impossibilità di dare seguito alla richiesta di partecipazione o di erogare i servizi richiesti.

b. Comunicazioni informative e marketing diretto
Il Titolare potrà utilizzare i recapiti forniti nell'ambito del rapporto contrattuale per l'invio di comunicazioni relative a iniziative, eventi, servizi e manifestazioni organizzati o promossi da FederUnacoma analoghi a quelli cui l'interessato ha già aderito.

Tale trattamento è effettuato ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 e si basa sul legittimo interesse del Titolare a mantenere aggiornati i propri clienti e partecipanti sulle attività istituzionali e promozionali svolte.

L'interessato potrà opporsi in qualsiasi momento e gratuitamente alla ricezione di tali comunicazioni utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa o il link di disiscrizione eventualmente presente nelle comunicazioni ricevute.

c. Adempimento di obblighi di legge
I Suoi Dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie o disposizioni impartite da Autorità competenti.

La base giuridica del trattamento è l'adempimento di un obbligo legale ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR.

d. Accertamento, esercizio o difesa di un diritto
I Suoi Dati potranno essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.

e. Analisi statistiche e miglioramento dei servizi
Il Titolare potrà effettuare attività di analisi statistiche finalizzate al monitoraggio dell’andamento dell’Evento, alla valutazione della sua efficacia e al miglioramento della qualità dei servizi offerti, nonché alla predisposizione di report e analisi sull’attività delle manifestazioni organizzate.

Tali attività saranno svolte, ove possibile, su dati aggregati e/o pseudonimizzati, in modo da ridurre al minimo il rischio di identificazione diretta degli interessati. Le analisi non sono in ogni caso finalizzate all’adozione di decisioni automatizzate né alla profilazione individuale degli interessati.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, bilanciato con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

f. Riprese fotografiche e audiovisive dell’Evento
Nel corso dell’Evento potranno essere effettuate riprese fotografiche e audiovisive destinate alla documentazione e promozione della manifestazione attraverso siti web, canali social, cataloghi, brochure, pubblicazioni istituzionali e altro materiale informativo e promozionale del Titolare.

Le immagini e le riprese potranno includere riprese di contesto, ambientali o panoramiche dell’Evento, nelle quali i partecipanti potranno comparire in modo occasionale e non focalizzato.

Eventuali riprese fotografiche o audiovisive che ritraggano in modo diretto e riconoscibile singoli partecipanti (quali, a titolo esemplificativo, primi piani o interviste) saranno effettuate esclusivamente previo specifico consenso dell’interessato, raccolto nei modi previsti dalla normativa applicabile.

Le immagini saranno utilizzate nel rispetto della dignità e del decoro delle persone ritratte.

La base giuridica del trattamento è: per le riprese di contesto e ambientali, il legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR; per i primi piani e le riprese identificative, il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.

Resta fermo il diritto dell’interessato di opporsi al trattamento nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del GDPR.

5. COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI LOCALIZZATI SUL TERRITORIO UE E NON-UE

Dei Suoi Dati potranno venire a conoscenza i dipendenti e i collaboratori del Titolare, appositamente autorizzati al trattamento dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

Il Titolare potrà comunicare alcuni Suoi Dati a soggetti di cui si avvale per lo svolgimento di attività connesse all'organizzazione dell'Evento, alle iniziative ad esso collegate e/o alla pubblicazione dei contenuti multimediali raccolti durante la manifestazione.

In particolare, al fine di perseguire le finalità descritte al precedente paragrafo 4, quale parte integrante delle attività di trattamento, i Suoi Dati potranno essere comunicati a società esterne, consulenti e collaboratori che operano per conto del Titolare in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è conservato presso il Titolare ed è disponibile su richiesta dell'interessato.

Il Titolare potrà inoltre comunicare i Suoi Dati ai soggetti pubblici o privati ai quali la comunicazione sia necessaria per adempiere ad obblighi di legge, regolamenti o disposizioni impartite dalle Autorità competenti.

I Suoi Dati sono trattati prevalentemente all'interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze organizzative, tecniche o connesse all'utilizzo di specifici fornitori di servizi, si rendesse necessario il trasferimento dei Dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, tale trasferimento avverrà nel rispetto delle condizioni previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR e mediante l'adozione delle garanzie appropriate previste dalla normativa applicabile, incluse le decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla medesima Commissione.

6. PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR.

In particolare:

• i dati relativi alla partecipazione all’Evento e agli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per un periodo non superiore a 10 anni;
• i dati trattati per finalità di marketing diretto sono conservati fino all’opposizione dell’interessato e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione;
• i dati trattati per obblighi di legge sono conservati per il tempo previsto dalla normativa applicabile;
• i dati trattati per la tutela dei diritti del Titolare sono conservati fino alla prescrizione dei relativi diritti;
• i dati utilizzati per analisi statistiche sono conservati in forma aggregata o pseudonimizzata per il tempo necessario alle finalità di analisi e miglioramento;
• le immagini e i contenuti multimediali dell’Evento sono conservati per il tempo necessario alle finalità di documentazione e promozione, nei limiti delle attività istituzionali del Titolare, fermo restando il diritto di opposizione ove applicabile.

7. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici e telematici, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei Dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR.

8. I SUOI DIRITTI IN QUALITÀ DI INTERESSATO DEL TRATTAMENTO

Durante il periodo in cui FederUnacoma è in possesso o effettua il trattamento dei Suoi Dati personali, Lei, in qualità di interessato del trattamento, può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti di cui agli articoli 15 – 22 GDPR:

• Diritto di accesso – Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi Dati personali, nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
• Diritto alla rettifica – Lei ha il diritto di ottenere la rettifica o l’aggiornamento dei Suoi Dati personali in nostro possesso, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
• Diritto alla cancellazione – in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi Dati personali presenti all’interno dei nostri archivi;
• Diritto alla limitazione del trattamento – al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i Suoi Dati personali;
• Diritto alla portabilità – Lei ha il diritto di ottenere il trasferimento dei Suoi Dati personali in nostro possesso in favore di un diverso Titolare;
• Diritto di opposizione – Lei ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati personali che La riguardano, compresa la profilazione, basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, salvo sussistano motivi legittimi per il Titolare per continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo – nel caso in cui FederUnacoma rifiutasse di soddisfare le Sue richieste di esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR, verranno fornite le ragioni del relativo rifiuto. Se del caso, Lei ha il diritto di proporre reclamo così come descritto nel seguente paragrafo 9.

Tali richieste potranno essere indirizzate a FederUnacoma esclusivamente al seguente indirizzo e-mail privacy@federuncoma.it o in alternativa al indirizzo e-mail avvocatoandreabonoli@libero.it.

9. RECLAMI

Qualora Lei desiderasse proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi Dati sono trattati da FederUnacoma, ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, Lei ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).